Access研修用 – Access基礎研修用

１．Accessの基本

Access（DB「データベース」）とは、コンピュータ上で集積・整理された情報群のことです。

エクセルでもデータベースを作れますが、大量データの扱いやリレーショナルを行うにはAccessの方が適しているといえます。

操作にはSQLというデータベース言語が必要となる場合があります。

（１）データベースとは

データベースとは、決まった形式で整理されたデータの集まりのことです。

大量にあるデータを検索しやすくしたもので、一般的にコンピューター上で整理されたデータ群を指します。

たとえば、顧客情報を「氏名」や「電話番号」の項目ごとに整理したり、複数の商品情報を「商品コード」別に分類したりしたものがデータベースになります。

集積したデータを抽出・編集・共有しやすく、整理された情報は必要なときに必要なデータをすぐに取り出せる点が最大のメリットです。

■商品在庫データの中から、在庫数が一定数以上の商品を見つけたい

■住所録の中から、東京都在住の人物をリストアップしたい

■契約リストのなかから、担当者が「鈴木」のものだけを抜き出したい

例えば上記の様な事を行いたい場合、バラバラな形式でデータが保存されていると該当の情報を地道に探さなければならず、多くの時間と労力を要します。

データベースなら検索や抽出がしやすいので、面倒な作業をせずに済みます。

また、複数人でデータベースにアクセスして同時に編集することもできます。

（２）Accessの構成要素

Accessは4つのオブジェクトで構成されています。

①テーブル：データを保管・管理するための場所

②クエリ：テーブルに保存されているデータの操作

③フォーム：データを入力、抽出するときの操作画面

④レポート：テーブルから取り出したデータの帳票作成、印刷

Accessの処理の流れは、

テーブルのデータをクエリによって操作し、その結果をフォームに入力したり、レポートで帳票を作成して印刷して利用するイメージです。

クエリ、フォーム、レポートはいずれもテーブルのデータによって作成されるので、テーブルはとても重要なオブジェクトとなります。

また、上記の4つのオブジェクト以外にも、マクロ機能とVBAの機能が備わっています。

マクロは、複数の作業工程を自動化して一括化する機能です。

マクロによって、繰り返しが必要な作業が1回の操作で可能になります。

VBAとは『Visual Basic for Applications』の略で、プログラミング言語の1つです。

VBAを利用することによって、より複雑な処理を自動化する機能を作ることができます。

２．テーブルの概要

（１）テーブルとは

Accessのテーブルとは、データを格納（蓄積・保存）するオブジェクト（物）です。

テーブルは以下のような機能があります↓

①データの蓄積。保存することが出来ます。

いろいろなデータを「テーブル」に保存することが出来ます。商品情報や在庫数、顧客情報などです。

②データに属性を設定することが出来ます。（データ型）

文字列や、数字型、日付/時刻型などを設定することにより、それ以外の入力は出来ないようになります。

③リレーションシップを作成することが出来ます。

２つのテーブルに共通する項目（フィールド）同士を関係付けることが出来ます。（リレーションシップと呼びます）

例えば、Aさんの個人情報と買った物の情報を別々のテーブルに保存した場合、Aさんという共通の項目を両方のテーブルに保存することで、Aさんの個人情報と買った物を関係付けることができます。

④エクスポートすることが出来ます。

「テーブル」のデータを、「csv」や「Excel」データとして取り出すことができます。（エクスポート機能）

⑤インポートすることが出来ます。

「csv」や「Excel」データを「テーブル」に取り込むことができます。（インポート機能）

（２）フィールド・レコードとは

フィールドは項目名の事を指します。

例えば電話番号と氏名が入力されてある個人データがある場合、「電話番号」「氏名」の項目をフィールドと呼びます。

レコードは1行分のデータを指します。

Excelの1行目や2行目をイメージすると分かりやすいかもしれません。

（３）テーブルの種類

テーブルは自分だけが使えるテーブルと、他の人と共有できるリンクテーブルの2種類があります。

自分だけが使えるテーブルは表アイコンが表示され、他の人と共有できるリンクテーブルは表アイコンの左側に矢印のマークが付いた状態で表示されます。

また、リンクテーブルには地球のマークに矢印が付いているアイコンも存在します。

（４）データシートビューとデザインビュー

ビューはオブジェクトの種類によって異なります。

例えばテーブルの場合、

データを表示・入力するには「データシートビュー」で表示。

データ形式やデザインを決めるなど、テーブルの設計をするには「デザインビュー」で表示します。

３．クエリによるデータ抽出

（１）クエリとは

クエリ（query）とは、「問い合わせ（る）」、「訪ねる」などの意味を持つ英単語で、ITではソフトウェアに対するデータの問い合わせや要求などを一定の形式で文字に表現することを意味します。

Accessではクエリを通じて、データの検索や更新・削除・抽出などを行います。

（２）クエリの種類

クエリの種類	アイコン	説明
選択クエリ		テーブルのデータを表示する。集計クエリ、オートルックアップクエリ、パラメータークエリ、重複クエリ、不一致クエリも含まれる
クロス集計クエリ		2次元の縦横集計を実行する
テーブル作成クエリ		抽出したレコードから新規テーブルを作成する
更新クエリ		既存のテーブルのデータを更新する
追加クエリ		既存のテーブルにレコードを追加する
削除クエリ		既存のテーブルからレコードを削除する
ユニオンクエリ		複数のテーブルのレコードを縦に連結する
パススルークエリ		SQL サーバーなどのデータベースに接続してデータを取り出す
データ定義クエリ		SQLステートメントでテーブルの構造を定義する